Groupe scolaire : piloter tous les cycles depuis un seul écran.
Un groupe scolaire privé cumule les urgences de chaque cycle et y ajoute les siennes : la trésorerie, le remplissage des classes, les impayés, le personnel, l'emploi du temps de toute l'école. La direction a besoin de voir l'établissement entier, chaque matin, avec les décisions qui l'attendent. Voici ce que l'application à votre nom lui donne, et ce que le site d'un groupe doit montrer.
Le tableau de bord de direction
Le tableau de bord ne commence pas par des chiffres, il commence par les décisions en attente : un justificatif d'absence à trancher, une famille à rappeler. Puis viennent les élèves actifs, les absences du jour (ou l'aveu qu'aucun appel n'a été validé), l'échu non réglé et le taux de recouvrement. Puis, par module, l'état des bulletins par trimestre, la vie scolaire, la finance, les admissions, l'emploi du temps et ses trous. Tout est calculé sur les données de l'école ; rien n'est saisi à la main pour faire joli.
- Décisions
- Ce qui attend la direction est en tête, avec le lien vers l'écran qui permet de trancher.
- Absences du jour
- Comptées sur les appels validés ; sans appel validé, le chiffre n'est pas connu, et l'écran le dit.
- Bulletins
- Par trimestre : combien de classes publiées sur combien, et l'état de la période.
- Emploi du temps
- Créneaux posés, heures, matières sans horaire, cours sans affectation (qui bloquent la saisie des notes).
Le recouvrement, calculé sur l'échu
Le chiffre qui trompe le plus une direction est le recouvrement calculé sur l'année entière : en octobre, il est forcément bas. L'application le calcule sur ce qui est échu, famille par famille, et sépare ce qui est facturé, encaissé, en avance, en retard. Les chèques reçus ne comptent comme encaissés que lorsque la banque les a confirmés. La caisse du jour se clôture chaque soir.
- Impayés
- La liste des familles en retard, le montant échu, la file de relances avec un message préparé et un compte-rendu obligatoire.
- Grilles tarifaires
- Par niveau et par service, avec les frais d'inscription, la scolarité, la cantine, le transport ; les échéanciers en découlent.
- Reçus
- Numérotés dans une série continue, jamais réutilisés ni supprimés ; la forme comptable se valide avec votre comptable.
Remplir les classes
Un groupe scolaire a des places à remplir dans plusieurs cycles à la fois, et des demandes qui arrivent par téléphone, par WhatsApp, par le site, par les salons. Le tunnel d'admissions les prend toutes, avec leur source, et mesure la conversion. Chaque demande perdue porte un motif obligatoire : prix, distance, place, délai. En fin d'année, la direction sait pourquoi elle a perdu des familles, cycle par cycle.
- Places
- Capacité par classe, liste d'attente, promotion nommée d'une famille en attente quand une place se libère.
- Dossier
- Les pièces obligatoires bloquent l'inscription ; le devis chiffre sur la grille du niveau ; l'acompte est imputé à l'inscription.
- Site
- Le site du groupe amène les demandes ; le tunnel les convertit. Le dossier du site explique le premier maillon.
Le personnel et les heures
La direction crée les comptes du personnel, voit les affectations de chaque enseignant, ses heures calculées sur l'emploi du temps posé (pas déclarées), et la date de dernière connexion : un compte jamais utilisé se voit. Les indisponibilités (mi-temps, vacataires) sont déclarées ici et respectées partout.
L'emploi du temps de toute l'école
Pour un groupe, l'emploi du temps se génère pour toutes les classes d'un geste, dans l'ordre « le plus contraint d'abord », sans jamais placer une classe, un enseignant ou une salle à deux endroits. Il s'agit d'une proposition : rien n'est écrit avant « Appliquer », et ce qui ne peut pas être placé est listé avec sa raison. Les appels déjà faits sont conservés.
Le site d'un groupe scolaire
Le site d'un groupe donne à chaque cycle sa page, son titre et sa description, pour que la famille qui cherche un collège et celle qui cherche une maternelle arrivent chacune au bon endroit. Il présente le parcours complet, de la maternelle au baccalauréat, comme un argument : l'enfant reste dans le même établissement. Il est trilingue, rapide sur téléphone, relié à la fiche Google du groupe, et son formulaire d'admission alimente le tunnel. Le détail : le dossier « Site web d'école privée ».
Questions fréquentes
Nous avons plusieurs sites (plusieurs adresses). Un seul outil ?
Chaque école a ses données séparées, avec le même outil et les mêmes comptes de direction. La lecture consolidée du groupe (effectifs, recouvrement, tous sites) se prépare avec vous, sur vos indicateurs.
Combien de temps pour mettre un groupe de 800 élèves en route ?
Les listes d'élèves s'importent depuis vos fichiers ; les grilles, les périodes, les coefficients et le règlement se posent avec l'école ; le personnel est formé par écran. Le calendrier se fixe avec vous, cycle par cycle, plutôt qu'en une seule bascule.
La direction peut-elle voir ce que fait chaque enseignant ?
Elle voit ce qui est saisi, validé, publié, et la dernière connexion de chaque compte. Elle ne voit pas ce qui n'existe pas : un appel non validé n'est pas un appel.
Que se passe-t-il si le serveur tombe ?
Une sonde relève l'application toutes les cinq minutes, et les sauvegardes quotidiennes, base et documents, sont conservées trente jours hors de la racine web. La restauration a été testée.
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